Die moderne Arbeitswelt ist geprägt von Flexibilität und Mobilität. Eine der Innovationen, die diese Veränderung unterstützt, ist die Desk Sharing Software. Doch was genau verbirgt sich dahinter und wie kann sie die optimieren von Arbeitsumgebungen unterstützen? Dieser Artikel gibt einen umfassenden Einblick.
Was ist Desk Sharing?
Desksharing, auch als „Shared Desk“, „Flexible Desk“ oder „Hot Desking“ bekannt, bezeichnet eine Arbeitsorganisation, bei der innerhalb einer Organisationseinheit weniger Arbeitsplätze als Mitarbeiter existieren. Das bedeutet, dass Mitarbeiter keinen festen Arbeitsplatz haben und täglich einen neuen Platz auswählen. Der Hauptgrund für die Einführung von Desksharing ist die Beobachtung, dass viele Arbeitsplätze in Büros oft unbesetzt sind, da Mitarbeiter in Besprechungsräumen, bei Kunden oder in Seminarräumen arbeiten.
Das Konzept fördert die Flexibilität eines Büros und vermeidet Eintönigkeit und Gewohnheit. Die tägliche Selbstorganisation kann Produktivität und Kreativität steigern und somit zu einer höheren Motivation am Arbeitsplatz führen.
Praktische Anwendung von Desk Sharing
Desksharing funktioniert am besten, wenn Mitarbeiter ihre Informationen und Daten elektronisch speichern und verschiedene Arbeitsorte zur Verfügung haben, wie Einzelbüros oder Großraumbüros. Das bedeutet, dass der Arbeitsplatz zu Beginn des Arbeitstages eingerichtet und am Ende des Tages wieder aufgeräumt wird. Dieses Prinzip wird als „Clean-desk-Policy“ bezeichnet.
Ein weiteres Konzept, das Desksharing verwendet, ist das „Activity Based Working“, bei dem Arbeitsorte entweder durch Sichtkontrolle oder durch ein Buchungssystem ausgewählt werden können.
Vorteile und Nachteile von Desk Sharing
Es gibt sowohl Vorteile als auch Nachteile beim Desksharing. Für Arbeitgeber können Einsparungen bei Raumkosten, Büroausstattungskosten und Energiekosten realisiert werden. Zudem kann die interne Kommunikation verbessert werden. Für Arbeitnehmer bietet Desksharing Flexibilität und die Möglichkeit, den Arbeitsplatz je nach aktuellem Bedarf auszuwählen.
Allerdings gibt es auch Nachteile. Für Arbeitgeber können weniger feste Strukturen und Routinen entstehen, und es können höhere Reinigungskosten anfallen. Für Arbeitnehmer können Stress, geringere soziale Eingebundenheit und Konzentrationsprobleme auftreten.
Bewertung des Desksharing
Die Bewertung von Desksharing variiert je nach Perspektive. Hier ist eine kurze Übersicht über die Vorteile und Nachteile:
| Kriterium | Vorteile | Nachteile |
|---|---|---|
| Arbeitgeber | Einsparungen, verbesserte Kommunikation | Weniger feste Strukturen, höhere Reinigungskosten |
| Arbeitnehmer | Flexibilität, Arbeitsplatz nach Bedarf | Stress, geringere soziale Eingebundenheit |
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